Si avvicina la scadenza del 1 gennaio 2019, termine entro il quale entrerà in vigore l’obbligo di emissione verso Imprese e Privati della fatturazione elettronica. Particolare importanza assume la scelta dello strumento informatico più adatto alle proprie esigenze per affrontare i nuovi obblighi normativi: App, sito internet, gestionale, canali personalizzati. Attualmente il mercato offre tre soluzioni diverse:

• Applicazioni e servizi Web: sono erogati da associazioni di categoria, Agenzia delle Entrate, Camere di Commercio. Questi strumenti sono rivolti alle Microimprese artigiane, commerciali o ai piccoli professionisti, che solitamente redigono poche fatture al mese utilizzando molto spesso software di uso comune come excel o word. L’Agenzia delle Entrate offre gratuitamente il servizio di conservazione della sola fattura e non degli allegati.
• Gestionali e aziende di produzione dei software: le principali aziende produttrici di software mettono a disposizione dei propri Clienti o loro professionisti, delle piattaforme o dei software con cui trasmettere e ricevere la fattura elettronica direttamente dal SDI. L’automazione in questi casi è massima e il cliente non deve preoccuparsi di intervenire manualmente, singola fattura per singola fattura, nella gestione del processo. Inoltre, queste soluzioni consentono di fruire dell’associazione automatica delle ricevute e di ulteriori servizi integrati nonché della conservazione sostituiva della fattura elettronica e suoi allegati.
• Service Provider: si tratta di provider che gestiscono il servizio di trasmissione e gestione della fatturazione elettronica per conto di Clienti, solitamente di grandi dimensioni, con i quali strutturano soluzioni personalizzate e agganciate con diversi gestionali e piattaforme di lavoro. Questi sistemi sono incentrati su workflow fortemente automatizzati e adattati alle esigenze del cliente.

È del tutto evidente che uno dei fattori chiave per effettuare la scelta migliore è valutare correttamente la struttura dell’operatore e il volume di fatture gestite; ciò non toglie il fatto che, anche per i più piccoli, la fatturazione elettronica può essere l’occasione buona per ammodernare i processi interni aziendali e implementare un’automazione spinta dei workflow per la gestione documentale. Pertanto, indipendentemente dalla dimensione dell’operatore, si devono mettere in evidenza i risvolti positivi conseguenti alla digitalizzazione del processo di fatturazione:

• diminuzione degli errori;
• diminuzione del tempo necessario per gestire il processo;
• diminuzione dei costi amministrativi;